1. Om SKAGEN AS
SKAGEN AS (SKAGEN) forvalter verdipapirfond (SKAGEN Fondene). Dette innbefatter gjennomføring av kunders tegning og innløsning av andeler i fond. Med SKAGENs kunder menes enhver som benytter seg av SKAGENs produkter og tjenester.
2. Hva menes med personopplysning?
En personopplysning er enhver opplysning som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson, eksempelvis navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og fødselsnummer.
3. Om behovet for personopplysninger / formål
Formålet med SKAGENs behandling av personopplysninger er å oppfylle avtaler med kunden og for å gi kunden best mulig service, oppfølging og kommunikasjon. Dessuten er behandlingen nødvendig for å oppfylle opplysningsplikt i henhold til lov eller avtale overfor myndigheter, verdipapirregister og andre virksomheter (databehandlere) som behandler personopplysninger i samarbeid med eller på vegne av SKAGEN.
4. Hvilke personopplysninger behandler SKAGEN?
SKAGEN registrerer personopplysninger som selskapet har saklig behov for, eksempelvis kundens navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon og bankkontoinformasjon. Videre registrerer SKAGEN endringer i avtaleforholdet og korrespondanse med kunden. SKAGEN registrerer også personopplysninger knyttet til eventuelle verger, begunstigede og andre, forutsatt at SKAGEN har saklig behov for å registrere opplysningene.
SKAGEN kan for dokumentasjons- og kvalitetsformål foreta lydopptak av telefonsamtaler. Opptak vil bli katalogisert og oppbevart på et lagringssikkert medium med regulert innsyn.
5. Hvordan behandler SKAGEN personopplysninger?
For å kunne oppfylle avtaler med kunden, samt å oppfylle opplysningsplikt overfor myndigheter, har SKAGEN behov for å behandle personopplysningene ved eksempelvis lagring, systematisering, søking og utlevering.
SKAGEN er underlagt taushetsplikt om kundeopplysninger. Det samme gjelder SKAGENs samarbeidspartnere.
SKAGEN har opprettet et eget adresseregister, hvor kunden kan reservere seg mot markedsføringshenvendelser. Det er likevel ikke mulig å reservere seg mot informasjon som SKAGEN ved lov er pålagt å gi kunden.
6. Utlevering av personopplysninger - bruk av samarbeidspartner
Dersom lovgivningen tillater det og SKAGENs taushetsplikt ikke er til hinder, kan personopplysninger også bli utlevert til eksterne samarbeidspartnere for bruk innenfor de formål som er angitt for behandlingen. Med eksterne samarbeidspartnere menes finansinstitusjoner, verdipapirregister, adresserings- og distribusjonsforetak samt andre underleverandører av SKAGEN.
7. Markedsføring
Personopplysninger kan anvendes for markedsføring av SKAGENs produkter og tjenester, forutsatt at kunden ikke har reservert seg mot slike henvendelser (se punkt 5 siste avsnitt).
8. Innsyn - retting - sletting
Kunden kan ved skriftlig og undertegnet henvendelse til SKAGEN kreve informasjon om SKAGENs behandling av personopplysninger som vedrører kunden selv. Kunden kan be om utskrift av registrerte opplysninger, hva slags behandling disse undergis, samt sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt det ikke svekker sikkerheten å gi slik informasjon. Kunden kan videre kreve å få rettet mangelfulle/uriktige personopplysninger og slettet unødvendige opplysninger.
Personopplysninger slettes når oppbevaring ikke lenger er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller hva som følger av lov.
Kundens samtykke til SKAGENs behandling av personopplysninger er frivillig og kan til enhver tid trekkes tilbake. Tilbakekalling av samtykke og krav om sletting kan imidlertid medføre at SKAGEN ikke lenger kan oppfylle sine forpliktelser overfor kunden, og at kundeforholdet dermed kan sies opp.
9. Personvernombud
SKAGEN v/driftsdirektør er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i SKAGEN. SKAGEN har utpekt et personvernombud som skal forsikre at behandlingen er i samsvar med gjeldende rett. 
For ytterligere informasjon om personopplysninger og personvern, se www.datatilsynet.no
Juli 2010
